Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q : Em hiện đang là sinh viên năm nhất, hiện giờ vẫn chưa nhận được bất cứ kết quả học tập nào ở bậc đại học. Trong trường hợp này em cần nộp những tài liệu nào để chứng minh quá trình học tập của mình ạ?

A : Nếu là sinh viên năm nhất chưa có kết quả học tập ở đại học, em cần nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc giấy trúng tuyển đại học hoặc bất kỳ giấy tờ nào trong đó ghi rõ điểm từng môn trong kỳ thi tốt nghiệp THPT Quốc gia, trong đó có điểm xét tuyển đại học của từng môn. Ngoài ra, em cũng có thể trình bày ngắn gọn quá trình học tập phổ thông của mình trong thư xin học bổng.

Q : Có những học kỳ học lực của em không được loại Khá, vậy em có đủ điều kiện để nộp hồ sơ không ạ?

A : Kết quả học tập, hay nói đúng hơn là sự cố gắng phấn đấu trong học tập của em, chỉ là một trong hai chỉ tiêu quan trọng khi Đồng Hành xét học bổng, bên cạnh hoàn cảnh gia đình. Em hoàn toàn có thể nộp hồ sơ nếu em đã thể hiện được sự tiến bộ của mình qua từng học kỳ (dù điểm kỳ đầu tiên chưa tốt) hoặc chứng minh được (qua thư xin học bổng) việc kết quả học tập chưa tốt là do các lý do khách quan chứ không phải chủ quan.

Q : Gia đình em tuy đang gặp khó khăn nhưng không thuộc diện hộ nghèo, cận nghèo của địa phương nên không có giấy tờ xác nhận. Em có thể làm hồ sơ xin học bổng được không?

A : Các giấy tờ hành chính xác nhận hộ nghèo, hoàn cảnh khó khăn không phải là điều kiện bắt buộc để em có thể nộp hồ sơ. Nếu không có những giấy tờ trên, em có thể trình bày những khó khăn mà em và gia đình đang gặp phải trong thư xin học bổng của mình, cũng như vì sao em cần đến sự giúp đỡ của Đồng Hành. Đồng Hành sẽ tìm hiểu trường hợp của em thông qua những thông tin em trình bày trong thư và qua buổi phỏng vấn trực tiếp tại Việt Nam để quyết định việc trao học bổng.

Q : Em hiện đã là sinh viên đại học năm 3 (năm 4). Em có còn được xét học bổng Đồng Hành nữa không ạ?

A : Với nguồn lực có hạn, Đồng Hành hiện tại ưu tiên xét học bổng cho các bạn sinh viên năm 1 và năm 2. Nếu em đã học cao hơn nhưng có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn và đang thực sự cần một nguồn hỗ trợ tài chính để ổn định cuộc sống và học tập, em vẫn có thể làm hồ sơ. Để được Đồng Hành xem xét, em cần liên hệ với Đồng Hành qua mail trình bày sơ qua về hoàn cảnh của mình trước khi làm hồ sơ nhé. Tuy vậy, với cùng hoàn cảnh và kết quả học tập, sinh viên năm 1 và năm 2 sẽ luôn được ưu tiên nhận học bổng.

Q : Em là sinh viên tại một trường đại học, cao đẳng nằm ngoài danh sách các trường được liệt kê trong thông báo học bổng của Đồng Hành. Vậy em có được nộp hồ sơ xét học bổng hay không?

A : Do điều kiện tài chính, hiện tại Đồng Hành chỉ có thể triển khai xét học bổng cho các bạn sinh viên ở một số trường đại học lớn trên cả nước. Tuy vậy, nếu thực sự quá khó khăn và không tìm được nguồn hỗ trợ tài chính nào khác, em có thể gửi thư điện tử cho Đồng Hành trình bày về hoàn cảnh của mình để nhận được sự cho phép nộp hồ sơ. Mặc dù vậy, Đồng Hành mỗi kỳ chỉ dành rất ít suất học bổng cho những sinh viên nằm ngoài các trường có triển khai chương trình.

Q : Em đã làm hồ sơ xin học bổng Đồng Hành kỳ học bổng trước. Vậy em có được sử dụng lại hồ sơ học bổng cũ để nộp trong kỳ này hay không ?

A: Nếu đã nhận học bổng kỳ trước, em không nên nộp lại chính hồ sơ học bổng đã nộp kỳ đó. Ngoài các giấy chứng nhận đã scan có thể sử dụng lại, em cần bổ sung thông tin về điểm, thành tích của các kỳ học gần nhất. Hơn nữa, bên cạnh hoàn cảnh gia đình, em cần trình bày thêm trong thư xin học bổng về những thay đổi trong cuộc sống và học tập mà học bổng kỳ trước đã mang lại.

Q : Do gấp rút về thời gian, em không thể xin được giấy chứng nhận hộ nghèo (chứng nhận hoàn cảnh khó khăn…) trong thời gian quy định. Em có thể bổ sung những giấy tờ này sau đó được không ?

A : Em có thể bổ sung các giấy tờ này vào hôm phỏng vấn cùng với các anh chị đại diện Đồng Hành tại Việt Nam. Tuy nhiên, trước đó, em cũng có thể chú thích thêm vào thư xin học bổng rằng mình có các giấy tờ này nhưng chưa xin kịp.

Q : Khi làm hồ sơ học bổng của học kỳ II, em chưa có bảng điểm chính thức của học kỳ I vừa qua. Em nên làm gì ạ ?

A : Kết quả học tập là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng để Đồng Hành xét trao học bổng. Chính vì vậy, Đồng Hành yêu cầu các bạn nộp bảng điểm của tất cả các học kì từ năm thứ nhất đến học kì I của năm học hiện tại. Trong trường hợp chưa có bảng điểm của học kỳ vửa rồi, em có thể ghi chú trong hồ sơ sẽ nộp bảng điểm bổ sung vào ngày phỏng vấn. Nếu bảng điểm chưa hoàn chỉnh do thiếu một số môn nhưng điểm các môn khác đã được cập nhật, em có thể in bảng điểm từ cổng đào tạo trực tuyến của trường.

Q : Bảng điểm online có được chấp nhận không ạ? Hay em cần phải xin bảng điểm từ phòng đào tạo, có con dấu của nhà trường ?

A : Em cần xin bảng điểm chính thức của nhà trường. Nếu không kịp vì lý do khách quan, em có thể nộp tạm bảng điểm online in từ website của nhà trường khi làm hồ sơ. Tuy vậy, em vẫn cần phải đem bảng điểm chính thức để đối chiếu vào ngày phỏng vấn.

Q : Em đọc được nhiều thông báo khác nhau, trong đó có thông báo ghi là phải nộp bằng tốt nghiệp và giấy báo trúng tuyển đại học, có thông báo không yêu cầu những giấy tờ này. Vậy em có phải nộp không ạ ?

A : Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời và giấy báo trúng tuyển đại học chỉ cần thiết cho các sinh viên năm nhất chưa có bất kì bảng điểm nào ở bậc đại học. Nếu em đã có điểm các môn ở trường thì chỉ cần nộp bảng điểm, không cần nộp những giấy tờ ở trên nhé.

Q : Scan tài liệu là gì và thực hiện nó như thế nào?

A : Việc chuyển đổi một văn bản bằng giấy thành một tập tin máy tính được gọi là scan. Chúng ta có thể sử dụng máy photocopie để làm việc này. Thay vì quét một văn bản bằng giấy và in văn bản đó vào một tờ giấy mới, máy photocopie cũng có thể lưu văn bản đó dưới dạng một tập tin có thể lưu trong USB. Để scan giấy tờ (bảng điểm, thư xin học bổng …) của mình để làm hồ sơ, em có thể tìm đến các cửa hàng chuyên in/scan/photocopy. Hãy nói với người thực hiện scan mỗi văn bản thành một tập tin định dạng “pdf” (đọc là pê-đê-ép) có dung lượng nhỏ hơn 2MB (mê-ga-bai) rồi lưu vào USB hoặc gửi trực tiếp vào hộp thư điện tử của em. Tập tin khi mở trên máy tính yêu cầu phải rõ chữ không bị nhòe. Sau đó em có thể tải những tập tin này lên hồ sơ của mình. (Những giấy tờ quan trọng như bảng điểm các em nên lưu trữ một bản scan sau này chắc chắn sẽ cần dùng đến.)

Các em có thể scan bằng điện thoại của mình nhưng sẽ khó khăn hơn. Đồng Hành không khuyến khích sử dụng cách này. Nếu sử dụng cách này, các em cần sử dụng app chuyên dụng có chắc năng tự động căn chỉnh và phát hiện chữ cái. Nếu chỉ đơn thuần chụp ảnh rồi đổi định dạng file sang pdf, tập tin (vốn dĩ là ảnh) sẽ rất nặng; bề mặt chữ thường không phẳng, thẳng hàng và không đảm bảo rõ chữ khó đọc gây khó khăn cho Đồng Hành trong quá trình xét hồ sơ (và hồ sơ các em thường sẽ bị loại!).

Q : Định dạng pdf là gì và làm thế nào để có được nó?

A : Một tập tin trên máy tính sẽ được lưu dưới một định dạng nhất định và chỉ có thể được đọc bởi các phần mềm tương ứng. Ví dụ nếu em soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word thì nội dụng soạn thảo sẽ được lưu dưới định dạng “.docx”. Định dạng pdf nó khác biệt ở chỗ sau khi xuất ra tập tin, nội dung của nó không thể bị người khác thay đổi. Em thấy nó như thế nào người khác sẽ thấy như vậy, tránh các tình huống khó chịu như lỗi font. Vì vậy, ở môi trường cần sự chuyên nghiệp (nộp hồ sơ học bổng, xin việc,…) các em nên sử dụng định dạng này. Những giấy tờ như CV, thư trình bày, các em đâu muốn và cũng đâu cần người khác thay đổi đâu, đúng không?

Định dạng pdf rất phổ biến hiện nay. Hầu hết các công cụ soạn thảo văn bản (Word, PowerPoint, Google Docs) đều cho phép các em lưu thông tin dưới định dạng này. Lưu ý, định dạng này chỉ dùng cho phiên bản cuối cùng. Nếu có thể chỉnh sửa sau này, các em các lưu thêm một bản ở định dạng khác.

Ví dụ, để viết thư xin học bổng, các em có thể sử dụng Word hoặc Google Docs (miễn phí) để đánh máy. Trong khi đánh, các em sẽ lưu lại dưới định dạng docx hoặc trên Google Drive. Xong khi đánh máy xong, các em có thể lưu (save) hoặc xuất (export) ra dưới định dạng pdf. Đơn giản thôi!

Lưu ý : Nhiều bạn khi scan bảng điểm chi chụp ảnh rồi đổi định dạng sang pdf. Như thế là không tốt vì tập tin pdf đấy vốn dĩ là file ảnh, không tối ưu cho việc lưu trữ văn bản, và sẽ rất nặng một cách không cần thiết. Các em cần sử dụng máy photocopie hoặc dùng phần mềm chuyên dụng để scan trực tiếp ra file pdf.

Q : Em quên không nói với người scan là định dạng pdf nên họ đã scan thành tập tin dạng khác (jpg, png, …). Em có phải đi scan lại hồ sơ không? Có cách nào để biến chúng thành tập tin pdf không?

A : Em có thể chuyển định dạng các tập tin (file) này sang định dạng pdf. Em có thẻ làm việc này tại các trang web trực tuyến như http://online2pdf.com/en/convert-images-to-pdf . Tuy vậy phải đảm bảo rằng file pdf vẫn có thể mở được và dung lượng không lớn. Nếu dung lượng tập tin trên 1MB em nên scan lại giấy tờ trực tiếp sang định dạng pdf.

Q : Bảng điểm (hoặc sổ hộ nghèo) của em có rất nhiều trang và khi scan đã thành nhiều tập tin pdf khác nhau, mà trên trang web yêu cầu chỉ tải lên 1 tập tin pdf duy nhất. Làm sao để em nối chúng thành một tập tin ạ?

A : Trước tin, việc xuất ra nhiều tập tin là do khi scan đã không chọn đúng “option”. Một file pdf có thể có nhiều trang. Em có thể nối chúng qua phần mềm tại địa chỉ sau: http://www.ilovepdf.com/merge_pdf. Hãy truy cập vào trang này, click vào “Select PDF files”, chọn tất cả các tập tin cần nối và nhấn “Open”. Cuối cùng nhấn “MERGE PDF” và một tập tin duy nhất sẽ được tự động tải về.

Q : Sau khi scan xong, tài liệu của em có dung lượng rất lớn, lớn hơn 2MB. Em có phải đi scan lại hồ sơ không ạ?

A : Em không cần đi scan lại hồ sơ mà có thể giảm dung lượng của tài liệu tại địa chỉ sau: http://www.ilovepdf.com/compress_pdf . Nếu dung lượng vẫn lớn thì em nên scan lại. Trường hợp này thường xảy ra khi tập tin gốc vốn là file ảnh, không thể nén theo cách thông thường.

Q : Thay vì scan tài liệu, em có thể chụp các tài liệu thành hình ảnh và tải lên trang web được không? Ví dụ bạn em có điện thoại thông minh có thể chụp rất nhanh và rõ nét, em chỉ cần nhờ bạn chụp thay vì đến tiệm photocopy để scan.

A : Rất không nên em nhé. Vì file ảnh sẽ rất nặng mà lại không đảm bảo rõ chữ. Em chỉ nên dùng điện thoại nếu có thể tại app chuyên dụng cho việc scan bằng camera. Nhưng app này sẽ tự động căn chỉnh lề và xuất trực tiếp ra file pdf. Tuy nhiên em cần phải đảm bảo tập tin nhẹ (dưới 1MB) và rõ chứ dễ đọc. Nếu em nộp một file ảnh dung lương nặng mà lại khó đọc sẽ gây khó khăn cho người chấm (và nhiều khả năng hồ sơ của em sẽ bị loại!).

Q : Hiện tại giấy tờ chứng nhận hoàn cảnh gia đình khó khăn của em đều ở địa phương, em không thể về lấy được. Có cách nào giải quyết được khó khăn này?

A : Em hãy nhờ người thân hoặc bạn bè ở địa phương scan tài liệu ở định dạng pdf và gửi email cho em.

Q : Do sơ suất, em đã làm xóa mất email do Đồng Hành gửi đến nên không thể tìm lại đường link dấn vào hồ sơ của em. Em phải làm thế nào để tìm lại đường dẫn này ạ?

A : Em có thể gửi email cho [email protected] . Người phụ trách sẽ kích hoạt để hệ thống tự động gửi lại đường dẫn vào email của em.