I. Chuẩn bị trước khi làm hồ sơ trực tuyến
Các em sinh viên cần thực hiện những việc sau trước khi làm hồ sơ :
- Lập địa chỉ thư điện tử (email) nếu chưa có.
- Xin nhà trường bảng điểm đại học cho đến thời điểm hiện tại. Nếu là sinh viên năm nhất vừa vào học, cần chuẩn bị giấy chứng minh kết quả trong kỳ thi THPT quốc gia vừa qua. (*)
- Chuẩn bị các giấy tờ chứng nhận hoàn cảnh gia đình. (*)
(*) Mỗi giấy tờ này cần được scan thành một tập tin duy nhất dưới định dạng pdf (dung lượng < 2MB). Việc này có thể thực hiện dễ dàng tại các tiệm photocopy. Nếu giấy tờ ở quê không thể về lấy, các em có thể nhờ người thân làm và gửi lại cho các em (qua email, kênh chat trên facebook). Các em không nên chụp ảnh các giấy tờ này rồi đổi định dạng vì tập tin sẽ rất nặng và khó đọc.
Sau khi lập email, các em có thể bắt đầu tạo hồ sơ trực tuyến. Các giấy tờ có thể được bổ sung sau nhờ vào đường link được gửi sau khi tạo hồ sơ. Tuy vậy, các em nên bắt đầu chuẩn bị giấy tờ ngay khi có thể.
II. Viết thư xin học bổng
Lá thư xin học bổng có thể nói là thành phần quan trọng nhất trong hồ sơ xin học bổng của các em. Vì vậy các em hãy đầu tư thời gian cho lá thư này.
Nội dung của thư :
- Giới thiệu qua về bản thân (họ tên, trường, năm thứ mấy,…).
- Trình bày hoàn cảnh gia đình, những khó khăn trong cuộc sống và học tập và lý do em quyết định nộp hồ sơ xin học bổng.
- Kể sơ lược quá trình học tập và các thành tích đã đạt được, qua đó thể hiện sự cố gắng của bản thân.
- Trước khi nhận học bổng này, em đã làm gì khác để giải quyết các khó khăn? (Đặc biệt là các bạn đã học năm 2 trở lên)
- Nếu nhận được học bổng này, em sẽ sử dụng nó như thế nào? Nếu em đã từng nhận học bổng Đồng Hành, số tiền đó đã giúp đỡ em như thế nào?
- Dự định, ước mơ của bản thân trong tương lai.
Các em cần suy nghĩ về tất cả những điều trên và trình bày một cách hợp lý (một đoạn cho mỗi ý chẳng hạn). Một gợi ý nho nhỏ, các em có thể đặt mình vào vị trí các nhà tài trợ để hiểu hơn về những gì mình cần viết.
Các thông tin trong thư cần đảm bảo tính trung thực. Mọi sư gian dối nếu bị thầy cô tại trường và các anh chị thành viên Đồng Hành phát hiện lúc phỏng vấn đều khiến hồ sơ bị loại.
Thư có độ dài khoảng 1 trang A4 hoặc hơn. Các em có thể viết tay rồi scan để nộp nếu chữ của các em dễ đọc. Tuy vậy, Đồng Hành khuyến khích các em đánh máy và điền trực tiếp lúc hoàn thiện hồ sơ trực tuyến. Như vậy, các anh chị giám khảo sẽ dễ dàng hơn khi đọc thư của các em, nhất là khi số lượng thư cần đọc khá lớn.
III. Tiến hành làm hồ sơ trực tuyến
- Truy cập vào đường link nộp hồ sơ từ trang chủ :
- Đọc kỹ hướng dẫn chung và ấn nút “Trang sau”
- Điền các thông tin cá nhân tại phần 1. Lưu ý:
- Ghi đầy đủ họ tên, có dấu, viết hoa chữ cái đầu.
- Nếu trường đại học của em không nằm trong danh sách (trường khác), cần ghi rõ tên trường tại ô được yêu cầu (xem hình dưới)
- Các em cần cung cấp số điện thoại để đại diện Đồng Hành có thể liên lạc nhanh khi cần.
- Email cung cấp cần phải thật chính xác. Nếu không, các em sẽ không nhận được link để hoàn thiện hồ sơ sau này dẫn đến hồ sơ bị loại và Đồng Hành cũng khó liên lạc với em hơn.
- Điền các thông tin về gia đình tại phần 2. Lưu ý:
- Nếu bố, mẹ các em không may đã mất, hãy ghi “Đã mất” vào ô “Nghề nghiệp”.
- Hãy tuân thủ cú pháp khi điền thông tin về các thành viên khác trong gia đình : 4 nội dung, cách nhau bởi dấu chấm phẩy, mỗi ô cần có đủ 3 dấu chấm phẩy. Việc này giúp Đồng Hành có thể xuất thông tin ra mẫu pdf một cách chính xác nhất. (Xem hình dưới)
- Điền các thông tin về kết quả học tập tại phần 3. Lưu ý:
- Mục đích chính là thể hiện sự cố gắng của các em trong học tập (thành tích chưa được cao nhưng tiến bộ theo thời gian vẫn được đánh giá cao)
- Các em cố gắng ghi đầy đủ các thành tích nổi bật, hay nói đúng hơn là các thành tích khiến các em tự hào từ cấp 2 đến thời điểm hiện tại nhé.
- Điền các thông tin về các hoạt động khác tại phần 4. Lưu ý:
- Hãy điền tất cả các hỗ trợ tài chính từ khi các em bắt đầu học đại học.
- Tương tự phần 2, các em cần tuân thủ cú pháp, gồm 4 nội dung được cách nhau bởi dấu chấm phẩy
- Hãy liệt kê các công việc làm thêm của các em một cách đầy đủ và chi tiết (đặc điểm công việc, bao nhiêu giờ một tuần, lương bao nhiêu, làm trong bao lâu).
- Điền các thông tin về các thu nhập/chi tiêu tại phần 5. Lưu ý:
- Các em nên tham khảo bố mẹ và cố gắng đưa ra các con số sát thực tế và hợp lý nhất.
- Các con số được tính theo tháng. Các số tiền phải đóng theo kỳ các em chia ra tương tứng với mỗi tháng nhé.
- Điền một số chia sẻ của các em tới các anh chị trong Đồng Hành tại phần 6.
- Điền/tải thư xin học bổng tại phần 7. Lưu ý:
- Đảm bảo truyền tải đủ nội dung cần có (xem thêm tại mục II)
- Đồng Hành khuyến khích các em chọn hình thức đánh máy trực tiếp để đảm bảo các giám khảo có thể dễ dàng đọc thư của các em. Các em có thể hoàn thiện thư xin học bổng dần dần bằng cách sử dụng link được gửi qua mail. Hoặc các em có thể đánh máy tạm vào một file word trước, rồi copy đoạn văn vào sau.
- Cần sử dụng dấu chấm câu thường xuyên để tách biệt các ý. Tránh viết các câu quá dài gây khó khăn cho người đọc.
- Cần chủ động xuống dòng để tách biệt các ý thành các đoạn khác nhau tránh viết “liền tù tì” khiến giám khảo “ngại đọc”.
- Các em có thể chọn cách viết vào giấy rồi scan và tải tập tin lên. Tuy vậy cần đảm bảo chữ viết dễ đọc (chữ không quá nghiêng và nhiều nét thừa), các dòng không quá gần nhau. Bản scan cần đủ nét để có thể đọc rõ chữ.
- Nếu các em muốn viết thư tay (chỉ khi chữ dễ đọc), hãy scan ra một tập tin định dạng pdf và tải lên như hình dưới :
- Tải các tập tin scan của các giấy tờ được yêu cầu tại phần 8. Lưu ý:
- Các tập tin tải lên phải có định dạng pdf. Điều này phụ thuộc vào cài đặt lúc scan tài liệu. Tuyệt đối không tự đổi đuôi của tập tin sau khi scan/chụp vì Đồng Hành sẽ không đọc được.
- Dung lượng mỗi file cần dưới 2MB. Thực ra chỉ cần dưới 1MB là đủ. Việc tập tin nặng hơn 1MB thường là do người scan để độ phân giải quá cao. Nếu vậy các em có thể yêu cầu người scan hạ độ phân giải xuống. Lý do phổ biến hơn là do các em dùng điện thoại chụp ảnh rồi đổi định dạng sang pdf. Việc này là rất không nên vì ảnh thường rất nặng và không tối ưu cho việc đọc chữ. Các em chỉ nên dùng điện thoại nếu có ứng dụng (app) chuyên biệt dùng để scan tài liệu.
- Tập tin cần ngay ngắn, thẳng lề.
- Các giấy tờ khác (ngoài bảng điểm và giấy chứng minh hoàn cảnh gia đình) chỉ nộp khi thật sự có giá trị và không quá 2 giấy. Không cần nộp các giấy chứng nhận hiến máu nhân đạo.
- Hồ sơ của các em chỉ đã được lưu khi các em nhận được đường link để chỉnh sửa hồ sơ như hình dưới đây. Hãy lưu lại đường link này để có thể sử dụng nhằm bổ sung hồ sơ sau này.
- Các em hãy kiểm tra hộp thư điện tử (email được điền ở phần 1) ngày sau bước này để chắc chắn đã nhận được mail của Đồng Hành chứa đường link trên như hình dưới (có thể cần đợi một phút). Nếu không nhận được mail của Đồng Hành, rất có thể do các em đã điền sai địa chỉ email tại phần 1… Các em cần sử dụng đường link đã lưu ở bước trên để sửa lại email của mình. Nếu email đã đúng rồi hoặc các em không lưu lại đường link ở phút trước, cần liên hệ với Đồng Hành tới hòm thư điện tử [email protected] để kịp thời xử lý, thay vì tạo một hồ sơ mới.
IV. Thông tin thêm
- Các mục không được đánh dấu * không có nghĩa là không cần điền, mà là các em có thể tạm bỏ qua trong lần điền đầu tiên và có thể bổ sung sau. Các em cần cập nhật các mục này để hoàn thiện hồ sơ.
- Các em có thể cập nhật/thay đổi hồ sơ cho đến trước hạn thu hồ sơ được thông báo bằng cách sử dụng đường link được cung cấp trong lần điền hồ sơ đầu tiên. Qua thời hạn này, hồ sơ được cập nhật lúc đó được xem là bản chính thức.
- Sau hạn thu hồ sơ, tất cả hồ sơ thiếu thư xin học bổng và bảng điểm sẽ tự động bị loại.
- Ở bước này, nếu không thể chuẩn bị kịp bảng điểm gốc, các em có thể tải lên bảng điểm online (các chữ và con số phải đủ to, dễ đọc). Tuy vậy, các em cần cung cấp bảng điểm gốc (do nhà trường cung cấp lúc phỏng vấn sau này).
- Trong quá trình làm hồ sơ nếu gặp vấn đề, trước tiên các em cần tìm câu trả lời tại trang hỏi đáp. Nếu vẫn không giải đáp được thắc mắc, các em hãy liên hệ Đồng Hành bằng cách gửi mail tới hòm thư [email protected]. Tuy vậy, với những vấn đề cơ bản về tin học như làm thế nào để gõ tiếng Việt có dấu, thế nào là một văn bản có định dạng pdf, hãy nghĩ đến việc hỏi thầy cô và bạn bè trước khi gửi email cho Đồng Hành, các em sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Thân mến,
